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Arbeitszeit-Analyse: Was passiert bei der Kombination von EU-Arbeitszeiten mit Fahrerstunden- und nicht-tachograph-gestützten Informationen?

Fahrtenschreiberdaten sind für den erfolgreichen Betrieb jeder EU-Flotte von entscheidender Bedeutung. Nach EU- und Landesrecht zeichnen die Fahrtenschreiber Lenk- und Pausenzeiten, Ruhezeiten, Geschwindigkeit und zurückgelegte Wegstrecken auf. Aber was benötigen Sie für ein vollständiges Bild aller Ihrer Datenpunkte – zum Beispiel, um die Aktivitäten Ihrer Fahrer zu planen oder Dateien für ein Audit bzw. eine Inspektion vorzubereiten?

Hier kommt die Arbeitszeitanalyse (Working Hours Analysis – WHA) ins Spiel. Der WHA-Arbeitsbereich kombiniert detaillierte Analysen von Sozialverstößen, nicht-tachograph-gestützten Daten zu Fahrern und Fahrzeugen, Tätigkeitsbescheinigungen, Mindestlohnkontrollen und kundenspezifischen Spesen – alles auf einem Bildschirm. Die Vorteile für Fuhrparks: höhere Fahrtenschreiber-Compliance, Reduzierung kostspieliger Bußgelder, einfachere Verwaltung von Fuhrpark mit internationaler Fahrerbesatzung sowie eine genauere Lohnabrechnung.

 

Im Folgenden betrachten wir fünf wichtige tachograph- und nicht-tachograph-gestützte Datenpunkte. Bei deren genauerer Untersuchung und Verwendung werden Sie festellen, dass Sie damit wichtige Stellschrauben zur administrativen und betrieblichen Effizienz sowie zur Einhaltung Ihrer Flotten-Compliance in die Hand bekommen.

Analyse von Sozialverstößen

Für Fuhrparkmanager ist es wichtig, das Gesamtbild rund um Sozialverstöße zu verstehen. Sie wollen die Fahrzeit maximieren und dabei gleichzeitig die EU-Konformität einhalten. Flotten wollen verstehen, wie sie insgesamt den Verstößen gegen Lenk- und Ruhezeiten der Fahrer ausgesetzt sind, wie schwerwiegend die Verstöße und wie anfällig sie für mögliche Bußgelder sind. Sobald eine Flotte ihren Gesamtstatus erfasst und verstanden hat, können die Aktionen einzelner Fahrer genauer untersucht werden, um Prioritäten für Schulungsmaßnahmen zu bestimmen.

Mit der Sozialverstoß-Analyse können Sie Ihre gesamte Flotte mit einem einzigen Klick auf Zuwiderhandlungen hin analysieren. Der Geldbetrag potenzieller Bußgelder wird zusammen mit einer Verstoßrangfolge angezeigt. Es können Schreiben über Verstöße – auch in mehreren Sprachen – erstellt werden, um Flotten mit Fahrern aus verschiedenen Ländern zu unterstützen. Die Analyse berücksichtigt dabei alle aktuell gültigen EU-Vorschriften zu Lenk- und Ruhezeiten – auch die modifizierten Vorschriften für internationale Busreiseveranstalter einschließlich der 12-Tage-Regel. Die Berichte über Fahrerverstöße sind in mehr als 15 verschiedenen Sprachen verfügbar. Dadurch ist sichergestellt, dass Ihre Fahrer besser verstehen, wie und welche Verstöße aufgetreten sind.

Tätigkeitsbescheinigungen

Obwohl der Fahrtenschreiber die einzige verlässliche Quelle für die Stundenangaben der Fahrer ist, enthält er nicht alle Daten, die zur Vervollständigung des Bildes zur Einhaltung der Vorschriften erforderlich sind. Üblicherweise werden Daten, die nicht zum Fahren gehören, also Urlaub, Krankenstand und vom Fahren ausgenommene Fahrzeuge, in getrennten Systemen geführt. Diese Daten müssen für eine 360-Grad-Sicht mit den Lenkzeitdaten integriert werden. Abgesehen von der unnötigen Verwaltung bedeutet dies auch, dass falsche Verstöße in Situationen erzeugt werden können, in denen die Fahrer scheinbar ihre Arbeitszeiten überschreiten, weil Urlaubszeiten von der Berechnung ausgeschlossen wurden.

Das Ergebnis? Eine Vielzahl nutzloser Bescheinigungen, Fahrerfrust und Überlastung der Flottenmanager. Die Lösung ist, alle Ihre Daten an einem Ort zu haben. Die ORBCOMM-Funktion “Tätigkeitsbescheinigung” – zu finden im Arbeitsbereich “Arbeitszeitanalyse” – leistet genau das. Damit führen Fuhrparks sämtliche Informationen über Krankheitstage, Urlaube und Personaldaten einschließlich der Daten freigestellter Fahrer mit den Stundenangaben der Fahrer zusammen, so dass sie einen vollständigen Überblick über die Arbeitszeitrichtlinien-Compliance erhalten. Bestätigungsschreiben können den Fahrern sofort zur Unterzeichnung vorgelegt werden.

Optimierung der Terminverwaltung

Jeder, der mit der Verwaltung von Fahrtenschreibern zu tun hat, kennt das Lied: „Es gibt eine sehr große Menge an Daten“. Das Verfolgen wesentlicher Informationen wie Ablaufdaten von Fahrerkarten, Führerscheinen oder Tachographen-Checks ist eine Quelle endloser Kopfschmerzen und kostspieliger Administration. Werden Fahrer jedoch aus dem Dienst genommen, weil ihr Führerschein ohne Vorwarnung abläuft, kann dies zu erheblichen Ausfallzeiten und zu ernsthaften Einnahmeverlusten führen.

Die Terminverwaltung von ORBCOMM löst diese lästigen Probleme, denn alle wesentlichen Informationen zu Führerscheinen oder Fahrerkarten sowie Fahrzeugdaten einschließlich Inspektions- und Versicherungsfristen werden angezeigt. Alle diese Daten sind an einem einzigen Ort gespeichert. Dank Statusinformationen und automatischer Berichterstattung können Warnungen über bevorstehende Ablaufzeiten von Fahrerkarten oder Führerscheinen gesendet werden.

Automatische Kostenberechnung

Überqueren Fahrer europäische Grenzen, stoßen sie auf unterschiedliche, länderspezifische Regelungen, die sich auf ihre Vergütung auswirken. Obwohl diese Spesen komplex und zeitaufwendig zu erfassen sind, ist eine genaue Registrierung entscheidend. Bei der Spesenberechnung müssen die einzelnen Länderbestimmungen und die vordefinierten Spesenrichtlinien Ihrer eigenen Flotte berücksichtigt werden – sowohl bei Bruttozahlungen als auch bei  steuerfrei abzugsfähigen Spesen.

Dank der Kombination der GPS-Ortung mit den gespeicherten Daten der Fahrerkarte und der Tachographen-Informationen berechnet die Spesenfunktion automatisch die Aufwendungen für Fahrer, die von Deutschland aus operieren. Für jedes Land können Sie vordefinierte Spesensätze Ihres Unternehmens hinzufügen, z.B. für Nacht-, Wochenend- oder Einmalzahlungen. Auch der lohnrechtliche Mindestlohn lässt sich durch einen Gehaltsabrechnungsvergleich überprüfen.

*Zurzeit nur für Deutschland verfügbar.

 

Für jedes Transportunternehmen kann der kontinuierliche Überblick über neueingestellte Fahrer bzw. Agenturfahrer recht zeitaufwändig und kostspielig sein. Die Verwendung automatischer DDD-Uploads erleichtert dies erheblich. Die Daten werden direkt von den Karten hochgeladen, so dass das Fuhrparkpersonal sie überprüfen kann. Die automatische Analyse hilft bei der Verwaltung von Fahrern, die von anderen Unternehmen kommen, um sicherzustellen, dass diese noch zu leistende und verfügbare Arbeitszeit haben.

Mit den verfügbaren DDD-Rohdaten stellen Fuhrparks sicher, dass sie stets konform und revisionsbereit sind. Der Arbeitsbereich Arbeitszeit-Analyse erlaubt es Ihnen, Datensätze der letzten sechs Monate hochzuladen.

Erfahren Sie mehr

Eine über die Fahrtenschreiberdaten hinausgehende Analyse liefert nicht nur zusätzliche Erkenntnisse zu Ihrer Flotte, sondern trägt auch dazu bei, spezifische Bereiche zu identifizieren, in denen Verbesserungsbedarf besteht. Es ist erheblich einfacher, mit Systemen zu arbeiten, die Fahrerzeiten, Arbeitszeitregelungen und nicht-tachograph-gestützte Informationen an einem einzigen Ort bereitstellen.

Weitere Informationen finden Sie in unserem herunterladbaren Datenblatt zum Arbeitsbereich „Arbeitszeit-Analyse”. Informationen zu unseren vollständigen Tachographen-Management-Funktionen finden Sie hier.

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